Méthodologie
Le premier train des fonds d’archives du Projet Collex-CLIODIFLE est constitué de neuf boîtes contenant plus de 4600 documents couvrant la période 1919-1985 de l’École de Préparation des Professeurs de Français (EPPFE). Le fonds comporte une grande diversité de documents : des photographies, des registres de présence, des correspondances nourries, des programmes, des brochures, des pièces variées relatives au budget de l’École (récépissés, tickets de caisse, bilan, prévisions…), des comptes-rendus de réunions, de comités et d’Assemblées générales, des bulletins, des diplômes, des pièces relatives à la vie associative des anciens élèves, de nombreux types de matériel pédagogique (des appréciations de copies, des supports, des appareils), des coupures de presse relatives à l’école, des fiches d’étudiants, etc.
Le dépouillement du fonds est le fruit d’une collaboration active entre chercheurs, archivistes et ingénieurs d’étude. Ce travail a débuté par la description minutieuse de tous les documents. La description est, en effet, le premier pas pour l’indexation, c’est-à-dire la conception de fiches bibliographiques qui serviront de présentation des documents. Ce sont ces fiches qui permettront aux chercheurs, en facilitant l’identification et le repérage de chaque document, de faire, en fonction de leurs besoins, une incursion dans la Bibliothèque numérique Collex-CLIODIFLE. Concrètement, cela signifie d’abord que l’organisation textuelle de chaque document est minutieusement décrite (différentes divisions des textes : rubriques, articles, chapitres…) ainsi que les différents sujets abordés. Ensuite, en ce qui concerne le contenu des discours, l’équipe a choisi d’opérer une indexation enrichie à un haut niveau de précision en notant tous les acteurs (destinataires, émetteurs, personnes citées), les lieux emblématiques, les institutions partenaires, les États, etc.
L’activité d’indexation implique la mise en place de démarches philologiques. Parmi ces démarches nous pouvons citer la datation, car plusieurs documents non datés requièrent une recherche parallèle et un croisement d’informations avec d’autres items du fonds pour pouvoir leur attribuer une date supposée. Il faut également citer la réflexion typographique, car de nombreux documents manuscrits se trouvent en mauvais état ou produits avec des écritures stylisées. De même, les questionnements d’ordre lexicométrique ont été fréquents, motivés par l’apparition d’une terminologie spécifique dans le champ de la promotion et diffusion du français, comme bilinguisme, français langue étrangère, francophonie, etc. L’identification des acteurs dans les documents (images et textes) permet des recherches à la fois prosopographiques (enquête sur les points de repère biographiques comme la date et lieu de naissance des personnes, mais aussi les cursus universitaires et les trajectoires…) et physionomiques. Ce n’est qu’après ces démarches complexes d’indexation détaillées que la cotation des items, leur organisation dans des collections et l’envoi à la numérisation ont été entrepris. Plus de 5000 vues ont été comptabilisées pour la numérisation dans un long tableau de suivi. Au final, cette activité a nécessité plus de 1000 heures de travail. La carte mentale qui suit constitue une visualisation de ce travail toujours en cours de construction par l'équipe. Elle permet déjà au chercheur de naviguer dans l'ensemble du fonds de l'EPPFE.
La carte mentale qui suit constitue une visualisation de ce travail toujours en cours de construction par l'équipe. Elle permet déjà au chercheur de naviguer dans l'ensemble du fonds de l'EPPFE.